Champ d’application
Le code de déontologie est impératif pour le Conseil d’administration, la Direction, les collaborateurs1 et les intermédiaires liés à la société PMS Parking Management Services SA, ci-après PMS. Il est par ailleurs complété par des règlements et directives de travail internes plus spécifiques.
1 Les termes utilisés sont de nature générique et concernent tant le masculin que le féminin
Principales règles de conduite
Honnêteté et intégrité
Les collaborateurs de PMS sont tenus d’agir avec honnêteté, loyauté et intégrité, dans le respect des principes éthiques et des standards de comportement prévus dans le présent code de déontologie. L’intégrité crée et garantit la sécurité et la transparence.
Respect du droit et pratiques commerciales conformes aux règles
Les collaborateurs exercent leur activité professionnelle avec soin et diligence, dans le respect de l’ordre juridique, des directives de travail internes et des accords contractuels. Ils s’informent régulièrement sur l’évolution de ces règles.
Les collaborateurs sont conscients qu’il n’est jamais dans l’intérêt de PMS d’enfreindre ces règles.
Loyauté dans les affaires
PMS offre des services répondant aux intérêts de ses clients. Dans le cadre de leurs relations contractuelles, les solutions proposées doivent être adéquates et conformes aux besoins des assurés. Aucun contrat contraire à l’ordre juridique ou pour lequel il ne pourrait pas y avoir d’application appropriée ne doit être conclu.
Les collaborateurs exercent leur activité dans le respect de l’orientation clients. Ils s’abstiennent notamment de toute méthode agressive.
Réclamations
PMS prend au sérieux les réclamations de ses clients. Les collaborateurs compétents les examinent dans le souci de loyauté et de célérité.
Protection des données
Les collaborateurs traitent les données personnelles en fonction du consentement qui leur a été donné par la personne concernée. Ils respectent ses droits, notamment celui de consulter, de modifier ou de supprimer ses données personnelles. PMS garantit une élimination sécurisée des données.
PMS veille à ce que les données transmises à ses partenaires d’affaires soient protégées conformément à la loi sur la protection des données (LPD).
Sécurité des données et conservation des documents commerciaux
Toute utilisation des ressources informatiques comporte des risques, les collaborateurs contribuent à diminuer ces risques par le respect des règles de sécurité en vigueur.
Pour la transmission, le classement et l’archivage des données et des informations confidentielles, les collaborateurs n’utilisent que des canaux et dispositifs offrant une sécurité suffisante contre l’accès et les modifications illicites.
Les collaborateurs utilisent les moyens d’information et de communication électronique de façon responsable, uniquement à des fins dûment autorisées ou approuvées. Ils sont conscients que l’utilisation à des fins illicites ou contraires à l’éthique entraîne des conséquences. Il s’agit notamment de la rédaction, la recherche, le téléchargement ou la transmission d’informations ayant un caractère discriminatoire, raciste, pornographique, glorifiant la violence ou portant atteinte de quelque façon que ce soit à la dignité de la personne humaine.
Secret des affaires
Les collaborateurs traitent les informations confidentielles et les secrets commerciaux avec diligence. Ils veillent également à ne pas transmettre d’informations à des collaborateurs non autorisés par les directives internes ou par la direction. Cela vaut notamment pour les projets stratégiques, les données financières non publiées, le règlement des sinistres.
L’obligation du secret demeure même après la cessation des rapports de travail pour les informations qui n’ont pas été officiellement publiées ou annoncées.
Délit d’initiés
Les collaborateurs de PMS s’abstiennent et empêchent toute exploitation ou transmission d’informations sensibles, inconnues du public, sur des entreprises cotées en bourse ou des transactions financières (information d’initiés), ayant pour objectif d’assurer à soi-même ou à autrui un avantage pécuniaire grâce à l’évolution du cours des actions.
Libre concurrence
Les collaborateurs de PMS adoptent une attitude indépendante et autonome sur le marché et évitent les comportements faussant la concurrence. Ils évitent les pratiques concertées avec d’autres entreprises ou entraînant une restriction illicite de la concurrence.
Blanchiment d’argent
PMS respecte les devoirs de diligence requis par la législation applicable. Les collaborateurs concernés contrôlent l’identité des clients, la vraisemblance des opérations, la procuration du contractant et conservent la preuve des résultats du contrôle.
Les collaborateurs concernés vérifient tout particulièrement les schémas d’action ou de comportement qui sortent de l’ordinaire. En cas de soupçons fondés, ils engagent les démarches nécessaires et avisent les autorités compétentes.
Discrimination
Les collaborateurs de PMS évitent toute forme de discrimination dans leurs relations avec tous leurs interlocuteurs internes ou externes. Par discrimination, on entend le fait de traiter une personne différemment ou de la déprécier du fait de son origine, de sa race, de son sexe, de son âge, de sa langue, de sa situation sociale, de son mode de vie, de ses convictions religieuses, philosophiques ou politiques, ou du fait d’une déficience corporelle, mentale ou psychique. Tout collaborateur est tenu de remonter une situation à son Directeur, si le problème est à cet échelon.
Sécurité et santé au travail
PMS assure à ses collaborateurs un environnement de travail sûr, en conformité avec les normes de sécurité applicables et avec les règles de sécurité spécifiques liées aux processus de travail et aux installations.
Les collaborateurs de PMS contribuent à la sécurité de PMS en respectant les directives de sécurité, notamment en matière d’accès dans les bâtiments du Groupe.
PMS veille à protéger ses collaborateurs de toute atteinte à l’intégrité personnelle et à instaurer, à tous échelons hiérarchiques, de rapports respectueux et sans violence.
Les collaborateurs qui enfreignent cette instruction ou qui accusent injustement d’autres personnes de tels actes doivent faire face à des sanctions.
Harcèlement
PMS veille à ce que ses collaborateurs travaillent dans un environnement protégé du harcèlement. Ceux-ci s’abstiennent de toute forme de harcèlement moral (mobbing), violence physique ou sexuelle (acharnement, mise à l’écart délibérée, humiliation, tentatives de rapprochement ou de dévalorisation, menaces, ton inapproprié, etc.).
Le collaborateur qui se sent blessé dans son intégrité personnelle, devrait, si possible, informer la personne qui la blessé et lui demander d’arrêter le comportement nuisible. Si cela n’est pas possible ou si la discrimination ou le harcèlement continue, le collaborateur peut s’adresser soit à sa hiérarchie ou aux responsables du personnel. Ces questions seront traitées avec la plus grande discrétion possible.
Escroquerie, malversations, vol
PMS prend des mesures appropriées pour identifier précocement et éviter tout acte criminel. Elle sanctionne les actes criminels tels que l’escroquerie, les malversations et le vol, la falsification de documents ou d’enregistrements ainsi que l’utilisation abusive d’informations commerciales confidentielles.
Les collaborateurs s’abstiennent de tout acte criminel et tentent d’empêcher de tels actes. En cas de soupçon de fraude, ils avisent, pour les fraudes internes, le responsable du personnel et pour les fraudes externes, le service de lutte contre la fraude. Ces informations seront traitées avec la plus stricte confidentialité.
Corruption active et passive
L’acceptation de libéralités en argent, d’invitations, de contreprestations ou d’autres cadeaux pour soi-même ou une personne proche peut constituer une forme de corruption. Elle n’est par conséquent pas autorisée. Sont exemptées de cette interdiction les libéralités relevant du cadre usuel, de faible valeur marchande. En cas d’incertitude sur le caractère d’une libéralité, les collaborateurs en informent sans délai le supérieur hiérarchique. Toute libéralité d’une valeur supérieure à CHF 300.- doit par ailleurs être soumise à l’appréciation du chef du département concerné.
Les collaborateurs de PMS ne doivent pas inciter leurs collègues de travail ou les parties tierces – notamment les membres d’un organe de contrôle externe, les représentants d’une autorité ou d’un partenaire d’affaires – à léser leurs obligations de service ou les devoirs inhérents à leurs fonctions, en leur accordant des libéralités, ou plus précisément, en leur promettant de l’argent, des cadeaux ou d’autres avantages.
Conflits d’intérêts et activités accessoires
Les collaborateurs veillent à ce que leur situation personnelle et/ou professionnelle n’entraîne aucun conflit d’intérêts. Il y a « conflit d’intérêt » lorsque les intérêts individuels d’une personne (ou de sa famille) entrent en conflit ou semblent entrer en conflit d’une façon ou d’une autre (par exemple : amitié, inimitié, intérêts financiers) avec les intérêts de PMS.
Un conflit d’intérêt peut notamment résulter d’activités commerciales ou de mandats extérieurs à PMS, par exemple l’appartenance à des conseils d’administration, à des associations, de l’exercice de fonctions politiques ou publiques, d’activités accessoires ainsi que de cadeaux, de libéralités et d’invitations ou de systèmes d’incitations inappropriés. Les collaborateurs organisent par ailleurs leurs rapports personnels et professionnels de manière à éviter autant que faire se peut les conflits d’intérêts avec le Groupe. Ils doivent éviter toute situation pouvant porter préjudice au Groupe.
Les collaborateurs informent leur supérieur de leurs activités privées dans lesquelles les intérêts personnels peuvent être en contradiction avec leurs missions professionnelles et l’accomplissement de leurs devoirs.
En cas d’activité accessoire autorisée par PMS, rémunérée ou non, les collaborateurs du Groupe doivent s’assurer que celle-ci reste compatible avec les obligations découlant du contrat de travail. Ils doivent veiller également, dans le cadre de l’accomplissement de cette activité, à ne pas exercer d’influence pouvant favoriser ou porter préjudice aux intérêts du Groupe.
Lors de l’apparition d’un conflit d’intérêt, le collaborateur doit s’abstenir immédiatement de toute activité en relation avec le dossier concerné.
Propriété intellectuelle et droits incorporels
PMS respecte la propriété intellectuelle des tiers tels les droits d’auteur, le droit des marques et brevets ou les licences. Les collaborateurs tiennent compte des restrictions concernant l’utilisation ou la copie des oeuvres protégées en demandant l’autorisation correspondante à l’ayant droit.
Responsabilité sociale
Les valeurs de PMS conduisent ses collaborateurs à exercer leurs activités dans le respect et la promotion d’une responsabilité économique, sociale et environnementale. Seuls les membres du Conseil d’Administration et le Directeur peuvent décider de la gestion de ses collaborateurs. PMS protège et protègera son personnel face à tout type de discrimination.
Les organes de direction et les collaborateurs respectent les principes fixés dans la Charte de responsabilité sociétale adoptée par le Groupe.
Diversité et inclusion
PMS s’engage à promouvoir un environnement de travail inclusif et diversifié, où chaque individu est respecté et valorisé pour ses compétences et son unicité. Ainsi, nous nous engageons à garantir l’égalité des chances, à combattre toute forme de discrimination et à encourager une culture de respect et d’inclusion. Chaque membre de PMS SA doit contribuer à créer un climat de travail où chacun se sent accueilli, soutenu et encouragé à atteindre son plein potentiel. En valorisant la diversité et en prônant l’inclusion, nous renforçons notre capacité à mieux comprendre et servir nos clients, partenaires et communautés.
Liberté d’association et droit de négociation collective
PMS respecte le droit fondamental de tous les employés à la liberté d’association et au droit de négociation collective et s’engage à dialoguer de manière ouverte et constructive. Par ces engagements, nous visons à renforcer non seulement notre organisation, mais aussi les communautés dans lesquelles nous opérons, en favorisant un environnement de travail juste, équitable et respectueux des droits de chacun.
Conditions salariales
PMS assure des conditions salariales équitables et transparentes, basées sur les compétences, l’expérience et les performances de chacun. Les conditions d’engagement doivent refléter cet engagement envers l’équité salariale, garantissant que tous les employés sont rémunérés de manière juste et compétitive.
Développement durable
PMS s’engage à protéger l’environnement et à promouvoir la durabilité dans toutes ses activités. Conscients de l’impact environnemental, PMS s’efforce de minimiser son empreinte écologique en adoptant des pratiques durables et respectueuses de l’environnement.
La politique d’achat reflète cet engagement envers la durabilité environnementale. PMS s’engage à sélectionner dorénavant uniquement des produits et des services qui réduisent l’impact écologique tout en soutenant des pratiques commerciales éthiques et durables.
Mise en oeuvre
Le code de déontologie ne peut pas décrire toutes les situations critiques auxquelles PMS et ses collaborateurs peuvent être confrontés. En cas de doute ou d’incertitude, le Conseil d’Administration, le Directeur ou la responsable des Ressources Humaines répondront aux questions des collaborateurs et les aideront à prendre une décision lorsqu’ils sont face à un dilemme.
Pour le travail quotidien, PMS précise si besoin le code de déontologie par des instructions de travail internes, dans l’esprit des principes énoncés.
PMS informe ses collaborateurs des règles applicables et veille à ce qu’ils soient formés en conséquence.
Il incombe à tous les collaborateurs, sans exception, de se comporter conformément aux règles.
Infractions et sanctions
PMS veut éviter les comportements illicites et contraires à l’éthique. Les situations critiques doivent être décelées dès que possible afin d’éviter tout préjudice grave pour l’entreprise.
PMS sanctionne les infractions. Celles-ci peuvent entraîner des conséquences civiles et pénales en plus des conséquences prévues par la législation du travail. Concrètement, ces conséquences peuvent aller de la mise en demeure, d’un avertissement ou de sanctions disciplinaires jusqu’à un licenciement, à une demande de dédommagement et à une plainte pénale.
Droit d’alerte
PMS compte sur ses collaborateurs pour la soutenir, s’ils observent des infractions graves. PMS encourage expressément ses collaborateurs à s’adresser au Directeur quand ils observent des comportements contraires aux règles, tout particulièrement en cas de fraude, d’avantages reçus à titre privé ou d’autres actes susceptibles d’avoir des conséquences pénales ou civiles. Les déclarations de cette nature sont dans l’intérêt de PMS. Elles sont traitées de manière confidentielle, dans les limites de la loi. Le collaborateur faisant une telle déclaration n’a pas à craindre de représailles, dans la mesure où il a donné cette information en son âme et conscience et dans une intention intègre.
L’entité qui a reçu la déclaration d’alerte est en droit d’en informer les entités nécessaires au traitement de l’information et au règlement du problème soulevé. La confidentialité de l’identité du collaborateur qui a fait la déclaration d’alerte est toutefois maintenue, dans les limites de la loi.